コールセンターシステムの利用で業務円滑計画│企業負担を減らす

業務を委託

女性たち

商品の受注や発送、カスタマーサービスなど、コールセンターといっても業務内容は幅広くなっています。そのため、コールセンターにてシステムを導入する際は、業務内容に適しているかどうかも確認しておくことが大切です。基本的にコールセンターでインバウンドなどお客様から電話を受ける場合、着信の際に自動音声で対応が出来る機能や、着信時にオペレーターに均等に振り分けを自動で行なってくれる機能が求められます。どうしても電話が混みあった場合、オペレーターが対応出来ないことがあるので、一度に大量の着信を受ける業務であれば、自動音声機能は欠かせません。またお客様との通話内容を記録し、トラブルが起きた際や指導する際に管理者がモニタリング出来る機能があると便利です。

コールセンターでアウトバウンドの場合、お客様の問い合わせ内容やこれまでの履歴が残せる、あるいはデータ解析可能なシステムを導入するようにしましょう。またアウトバウンドのため、メールや電話、DMなどとの連携機能も必要です。このシステムですが、コールセンターによっては両方を1つの電話で受けているケースもあるので、その場合はインバウンド、アウトバウンド両方の機能が備わっているシステムの導入が必要となります。またどの場合においても、仕事の効率化のためにシステムの使いやすさは重要です。オペレーターがお客様に対応している最中に顧客データを確認出来る、また同時に入力も出来るなど効率的なシステム選びが、事業拡大とお客様からの信頼性に関わってきます。

電話対応で悩まない

オフィス

業務を円滑に行なっていくため、電話代行サービスを利用する企業が増加傾向にあります。依頼することで様々なメリットがありますが、単価やサービス内容、オプションなどを確認しながら依頼先を決めることが大切です。

しっかりと管理する

男性と女性

日々の業務に追われていると、契約書の管理がおざなりになってしまいがちです。そのため、契約書管理のシステムを扱う会社に依頼し、一般的には紙の契約書をデータ化してもらいましょう。

人件費の削減にもなる

レディたち

1本1本様々な電話を取ると、どうしても時間を有してしまいますし、専属で雇うとなると人件費が必要になってしまいます。その不満を解消するために、現在では電話代行を行なってくれる会社が存在しています。